Ana Sayfa » Blog » İşletmelerde İletişim

İşletmelerde İletişim

En kısa tanımı ile iletişim bilgi aktarımıdır. Mesaj ise, bir işletmenin çalışanları arasındaki bilgi, veri ve sezgi aktarımı sırasında kullanılan her türlü yazılı, sözlü ya da sözsüz haberleşme teknikleridir. İletişim bir mesaj alışverişidir. Temel bir iletişim sürecinin 7 unsuru vardır:

  1. Gönderici
  2. Filtre
  3. Mesaj
  4. İletişim kanalı
  5. Alıcı
  6. Çevre
  7. Geribildirim (feedback)

Gönderici

İletişim sürecinin gerçekleşmesi için gerekli olan 2 kişiden birisi gönderici, diğeri ise alıcıdır. Gönderici, ilk olarak göndermek istediği mesajı fikir olarak zihninde oluşturur ve daha sonra bu fikri kodlar, diğer bir deyişle, sözcüklere, rakamlara ve şekillere dönüştürür. İletişimde bu süreci şifrelemedir. Fikir şifrelendikten sonra haberleşme kanalı vasıtası ile alıcıya gönderilir.

Filtre

Filtre, göndericinin ve alıcının kendilerine ulaşan mesajları değerlendirme tarzlarıyla ilgilidir ve burada devreye algılama girer. Algı, kişinin belli bir bilgiyi duyma, organize etme, anlama ve değerleme sürecidir. Algılama ve duyu farklı iki kavramdır. Kişinin içinde bulunduğu durum, beklentileri, geçmiş yaşamı, toplumsal ve kültürel unsurlar algılama sürecini etkilemektedir. Tüm bu unsurlar, kişilerin aynı mesajı farklı yorumlamasına sebep olmaktadır. Algılamadaki farklılığı, dışsal ve içsel olmak üzere 2 unsura bağlayabiliriz.

Dışsal faktörler;

  1. Farklılık
  2. Yoğunluk
  3. Hareketlilik
  4. Tekrarlama
  5. Kontrast
  6. Yenilik
  7. Benzerlik

İçsel faktörler ise,

  1. Kişilik
  2. İhtiyaçlar
  3. Amaçlar
  4. Motivasyon
  5. Değerler ve tutumlar
  6. Geçmiş tecrübeler ve alışkanlıklar

Algılama konusundaki dışsal unsurlar, Gestalt psikolojisi olarak bilinen “bütün parçalarından büyüktür” prensibi doğrultusunda geliştirilmiştir. Algılama, haberleşme sürecinde önemli rol oynar, çünkü her mesaj göndericinin algılaması sonucunda oluşur ve algılama iletişim sürecinde filtre görevi görür.

Mesaj

Mesaj, göndericinin fikirlerinin, isteklerinin ve verilerinin sembollere dönüşmüş halidir. Sembollerin tek başlarına bir anlamları yoktur. Sembollere, anlamları göndericiler ve alıcılar yükler. Eğer, alıcının verdiği ve göndericinin algıladığı anlamlar birbirlerine uygunsa etkin bir iletişim söz konusudur. Etkin bir iletişimin gerçekleşmesi için, göndericinin sembollerini alıcının da tanıması gerekmektedir, aksi takdirde alıcı sembolleri tanıyamaz ve iletişim gerçekleşmez. Mesajlar sözlü ya da sözsüz (vücut dili) olabilir.

İletişim Kanalı

Kanal, mesajın göndericiden alıcıya aktarıldığı yoldur. Haberleşme kanalları, resmi ve gayri resmi olabilir. İşletme içindeki resmi iletişim kanallarına örnek olarak, emir-komuta zinciri, intranet, öneri/şikayet kutuları, şirket dergisi ya da işletme toplantılarını gösterebiliriz. Gayri resmi iletişim kanallarına ise, örnek olarak, dedikodu, söylenti haberleri, işletme dışı gruplaşmalar ve bizzat yöneticinin çalışanlarınla konuşmasını (MBWA-Management by walking around) gösterebiliriz.

Alıcı

Şifrelenmiş mesajı alan ve deşifre eden kişi alıcıdır. Alıcı, mesajı taşıyan sembolleri algılayıp anlam vererek iletişimi sonlandırır ya da kendisi bir mesaj göndererek bu sefer gönderici konumuna geçer. Etkin bir iletişim için, alıcının iyi bir aktif dinleyici olması gerekmektedir. Alıcı iyi bir dinleyici olduğu sürece iletişim süreci etkin olacaktır. Aktif bir dinleyici olabilmek için, alıcının;

  1. Konuşmaktan çok dinlemesi,
  2. Dinlerken her türlü önyargı, öntipler (stereotype), değerlendirmeler ve genellemelerden kendini uzak tutması,
  3. Göndericiye karşı empati göstermesi,
  4. Sabırlı olması ve konuşmacının sözünü kesmemesi gerekmektedir.

Alıcıların, aktif bir dinleyici olmasını engelleyen unsurlar ise;

  1. Kişisel unsurlar: Alıcının göndericiye karşı olan tutumu, güveni ve inancı iletişimin farklı değerlendirilmesine sebep olabilir. Kişisel unsurlarda hale etkisi (halo effect), öntipler (stereotype), temel tutum hatası (fundamental attribution error), kendine yontan önyargı (self serving bias) ve etkileme yönetimi (impression management) gibi temel algılama hataları etkin iletişim için bir engel olmaktadır. Hale etkisinde, kişiler eğer bir alanda başarılılarsa her alanda başarılı olduğu düşünülür. Öntipler, kişilerin cinsiyetlerine, ırklarına atfedilmiş ilgili genel ön yargılardır. İş ortamlarında kadın çalışanların daha başarısız olacağının düşünülmesi bir öntiptir. Temel tutum hatasında, başkaları hatalı davrandığında onun hatasının sebeplerini içsel unsurlara (hata yaptı çünkü fazla akıllı değil), kişinin kendisi hata yaptığında hatasının sebeplerini ise dışsal unsurlara (hata yaptım çünkü üstüm bana haksızlık yaptı) şeklinde atıflarda bulunmasıdır. Kendine yontan önyargıda, kişi iyi ve olumlu davranışları kendisine, kötü ve olumsuz davranışları ise dışarıdaki sebeplere bağlar. Amaç kişinin öz-güven seviyesini koruyabilmektir. Etkileme yönetiminde, kişiler her zaman iyi ve olumlu yanlarını dışarıdakilere göstermeye çalışmaktadırlar. Çoğu zaman, yöneticiler hem işlerin zamanında yapılması için emir vermek hem de astları arasında sevilmek istediklerinden, etkileme yönetiminden dolayı çatışma yaşarlar.
  2. Fiziksel unsurlar: Daha önce bahsedildiği gibi, gürültü etkin bir iletişimi engelleyen en önemli unsurdur.
  3. Semantik unsurlar: Göndericinin mesajı oluştururken kodladığı semboller alıcı için anlam taşımıyorsa etkin iletişim gerçekleşmez.
  4. Zaman baskısı: Yeterli zamanın olmayışı, göndericinin mesajı kısa tutmasına sebep olduğundan iletişim eksikliklerine sebep olabilir.
  5. Algılama seçiciliği: Alıcının mesajın dinlemek istediği kısımlarını dinleyip mesajın geri kalanına kendini kapaması etkin iletişim için bir engeldir.

Çevre

Çevre, iletişim sürecini etkileyen bütün koşulları içerir. Çevre koşulları, iletişimi bozma özelliği taşıdığından önemlidir ve iletişimi bozan en önemli çevre koşulu ise gürültüdür. Çevre koşulları sadece fiziksel şartlarla sınırlı değildir, sosyal ortamlar da bir çevre koşuludur ve burada olumsuz geribesleme büyük önem taşır.

Geribildirim

Geribildirim, alıcı ve gönderici arasındaki geriye bilgi akışıdır. Bu sayede, gönderici mesajının anlaşılıp anlaşılamadığını öğrenir. Geribildirimin olmadığı bir iletişim “tek yönlü iletişim” iken, geribildirimin olduğu bir iletişim “çift yönlü iletişim”dir. Geribildirim, bir tür kontrol mekanizmasıdır ve iletişim sürecini etkinleştirir. Etkin bir geribildirim,

  1. Kişiye yardımcı olmayı amaçlar.
  2. Belirli ve ayrıntılıdır.
  3. Zamanında gelir.
  4. Açık ve seçiktir.
  5. Davranış üzerinde durur.

Etkin olmayan geribildirim ise;

  1. Geneldir.
  2. İlgisizdir.
  3. Zamansızdır.
  4. Kişiyi ve kişiliği vurgular.
  5. Anlaşılması güçtür.
  6. Tahmin ve yorum ağırlıklıdır.

 Referanslar

Berko, R.M., Wolvin, A.D. & Wolvin, D.R. (1989). Communicating: A Social and Career Focus (4th ed). Boston: Houghton Mifflin Company.

Feldman, R.S. (1987). Understanding Psychology. NY: McGraw Hill.

Fisher, D. (1994). Communication in Organizations. NY: McGraw Hill.

Hellriegel, D., Slocum, J.W. & Woodman, R.W. (7th ed). Organizational Behavior. MN: West Publishing Company.

Koçel, T. (1999). İşletme Yöneticiliği (7th baskı). İstanbul: Beta.

Muchinsky, P.M. (1993). Psychology Applied to Work. California: Brooks/Cole Publishing Company.

 Arthur Andersen İnsan Kaynakları Danışmanlığı tarafından hazırlanmıştır.

By |2018-01-29T07:22:42+00:00Ocak 2nd, 2010|Kişisel Gelişim|